En toda jornada de conquista iba un escribano. Su labor era imprescindible para dejar testimonio escrito al gobernador y a las autoridades metropolitanas de los actos del capitán a cargo de la tarea y un sinfín de otros actos que requerían dejar constancia oficial avalada de su firma y signo. Hacía de secretario legal del capitán poblador y notario y registrador real para cualquier petición o información de parte.
La fundación de Santiago de León de Caracas se hizo bajo los protocolos levantados por Alonso de Ortíz, escribano "de la armada". Él hizo el documento llamado "Acta de Fundación", que en realidad era un documento manuscrito de testimonio protocolar formal, describiendo -en su calidad de escribano a cargo- cómo era testigo y testificaba la fundación formal de la ciudad, que le daba legalidad como ente jurídico a ese asentamiento hispano recién poblado. Este documento era agregado a otros que se hicieron simultáneamente, como eran la Data de Vecinos que habitarían inicialmente como Primeros Pobladores, el Registro de Encomiendas que se le asignaba a cada vecino poblador, y el protocolo de la erección del primer cabildo, o cabildo fundacional, organismo sin el cual el asentamiento no pasaba de ser un real o guarnición sin raiz ni jurisdicción civil ni territorial sobre la provincia en la cual se asentaba. Todo este legajo de protocolos o "autos" se guardaba así, en el cabildo, para su uso legal en representaciones y peticiones posteriores de la ciudad ante gobernadores y cuerpos burocráticos metropolitanos. Una o más copias de lo actuado se enviaba al gobernador, en este caso a Ponce de León, para que de ellas hiciera muestra y uso en sus informes al rey.
Alonso Ortiz Casó con Leonor López. Hija suya Leonor Ortíz, casada con Esteban de Marmolejo. Un Gabriel de Ortíz puede haber sido también hijo suyo. vivió en Conde sureste, en solar otorgado por el capitán poblador y le fueron dadas tierras de labor y cultivo al oeste del valle, en lo que luego sería la hacienda Montalbán. Por mencionado en ciertas declaraciones, hay sospecha que murió por mano de indio o india de servicio, envenenado con hierbas, en fecha indeterminada, aunque vivía aún en 1574. En 1573 se le menciona como regidor "por Su Majestad".
Esteban de Marmolejo, su yerno, también vivió en el solar de su suegro a la muerte de este: "... al tiempo que contraje matrimonio con la dicha Leonor Ortiz recibí en dote y se me dio una encomienda y repartimiento de indios y un solar en esta ciudad, por Alonso Ortiz y Leonor López, mis suegros, y no recibí ni me dieron otros bienes, ... la mitad del sitio de Caricuao ...". Poseía un molino de trigo en las afueras de la ciudad, por la actual esquina de Guanábano,al norte de Caracas, camino a la mar. Juan Queipo de Aibar casó con hija de Marmolejo y siguió viviendo en dicho solar y sembrando trigo en Montalbán.
Otro célebre escribano de los primeros tiempos de Santiago de León fue Alonso García Pineda, quien ejerce de escribano del gobernador Osorio durante el período en que se regularizaron las tierras concedidas al inicio de la ciudad, ordenándose y registrándose debidamente los títulos de estancias, encomiendas, solares y otras propiedades. Pasaron por sus manos todos los títulos y fue uno de los que vio y tuvo en sus manos el documento original de fundación de la ciudad, guardado en los libros de actas del cabildo. Nace hacia 1562 según su declaración en 1598 "de más de 35 años". Casó con Catalina de Arteaga hacia 1591, viuda de Melchor de San Juan, contador interino. Aunque Catalina de Arteaga tuvo hijos con Melchor de San Juan, con García Pineda no tuvo descendencia conocida. Una hija de Catalina de Arteaga y Melchor de San Juan, María de Arteaga o María de San Juan, casó con el otro célebre escribano Juan Luis de Antequera.
Pineda Vino durante el mandato del gobernador Pimentel (1577-1583). Su título de escribano lo consiguió por remate de este oficio en Sto. Domingo en 1588, como mejor postor, y le fue aprobado por la Real Audiencia de Santo Domingo "por haberle comprado a Su Majestad". De los fundadores de San Sebastián de los Reyes en 1585 y escribano de su acta de fundación. En 1589 se le registran 3 indios de servicio doméstico. Entre sus indios encomendados figuraba un Carapaica, "de mas de cinquenta y cinco años, con Francisca su mujer ...", y un Bartolomé Baruta, de mas de cinquenta años, y su mujer María ...". Tenía encomienda nacida de su actividad fundadora en San Sebastián y otras obtenidas por dejaciones, las cuales compuso con el gobernador Alonso Suárez del Castillo, pagando 75 ps. de oro fino en 1602. De extensa figuración como escribano en Caracas. Hombre de recursos, benefactor de la Iglesia, se registra ampliamente en documentos de compra-venta de casas y terrenos. Su solar de habitación se ubicaría posteriormente en Madrices noreste, con dos casas en su solar. Al final de su vida era notario eclesiástico del obispo, Vivió hasta 1635.
El solar de habitación de García Pineda se ubicaba en Madrices noreste, comprado hacia 1597 a Pablo Jiménez, quien a su vez lo recibe nominalmente como parte de la dote de su mujer Agueda de Bonilla, hija de Baltasar Muñoz, quien vivía en el solar inmediato al norte, en Ibarras sureste.
Juan Luis de Antequera fue otro destacado escribano de la primera mitad del s. XVII. Era yerno de la mujer de Alonso García Pineda. Su mujer, María de San Juan y Arteaga, era hija de Melchor de San Juan , conquistador de San Sebastián de los Reyes, venido de Coro, donde había casado con Catalina de Arteaga, hija mestiza del conquistador Martín de Arteaga. De los primeros pobladores de San Sebastián de los Reyes en 1585. En 1589 se hallaba ya en Caracas y testimonia en la probanza de méritos de Simón de Bolívar, el viejo. Fue tesorero real hacia 1589, siendo francisco de Vides contador. María de San Juan, su hija, casó con Juan Luis de Antequera, escribano real y escribano mayor de gobernación con quien procrearon entre otros a Estefanía de San Juan. En un alegato en 1652 Juan Luis de Antequera decía que su hijo, Pedro de Arteaga era nieto "del valiente capitán Martín de Arteaga Ibáñez de Rentería y del capitán Melchor Martínez de San Juan, de los primeros descubridores de esta provincia (alude a Martín de Arteaga por la de Caracas y a San Sebastián por Melchor de San Juan), pobladores y conquistadores de esta provincia, de sus ciudades, villas y lugares, a donde además de ello sirvieron al rey nuestro señor con oficios y cargos honrosos y preeminentes de tenientes generales y particulares, alcaldes ordinarios, capitánes de infantería, jueces oficiales de la real hacienda de Su Magestad y otros muchos de que dieron buena cuenta a satisfacción de sus vecinos. Con mucha loa en agradecimiento de sus buenas gobernaciones ...".
Algunos escribanos pasaron a la historia por hechos violentos. Pablo de Ponte, escribano del cabildo y de puertos, naos y registros, muere en la cárcel, preso por el gobernador Diego Gil de la Sierpe, mientras se averiguaban sus cohechos y corruptelas. Al parecer, fue la causa un síncope, por su extrema obesidad, mas el ser hijo de un connotado prohombre de la ciudad como lo era Tomás de Ponte, y parte de su cerrado círculo de élite, lleva a los mantuanos escandalizados de su muerte a deponer a Gil de La Sierpe, quien es juzgado y enviado al real consejo de Indias, y finalmente a Orán, a servir sin sueldo.
Todos los escribanos en propiedad, como representantes del rey, tenían asignado un signo caligráfico exclusivo y personalizado, aprobado por el rey, que hacían con su pluma al final del documento, entre las palabras de la leyenda EN TESTIMONIO DE VERDAD, y luego su firma. Una de las cosas más gratas de ver, en un antiguo documento manuscrito de esos siglos, es el signo del escribano, que adorna y rubrica al final el documento. En las imágenes, algunos signos de escribanos que fueron vecinos de Santiago de León de Caracas en los s. XVI y XVII.
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